Manuel du Chef du Protocole de Lions Clubs
Exercice 2003 - 2004
01-07-2003
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A LA DECOUVERTE

DU LIONISME

IL ETAIT UNE FOI…...


LE GUIDE DU CHEF DU PROTOCOLE

DISTRICT 416 MAROC

ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LIONS CLUBS

LE PROTOCOLE


ENSEMBLE DES REGLES ETABLIES EN MATIERES D’ETIQUETTE, D’HONNEUR ET DE PRESENCE DANS LES CEREMONIES OFFICIELLES


SAVOIR- VIVRE


CONVIVIALITE

CODE DE CIVILITE


LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB

TOUTE ERREUR PROTOCOLAIRE PEUT CAUSER UN GRAND PREJUDICE:

AU PRESIDENT

AU CLUB

AU LIONS CLUB INTERNATIONAL

TACHES CONFIEES AU CHEF DU PROTOCOLE

1. IL A LA CHARGE DES OBJETS ET ACCESSOIRES DU CLUB

2. IL A LA CHARGE DE LA SALLE DE REUNIONS

 PREPARATION, DECORATION, MATERIEL TECHNIQUE

 MENUS

 PLAN DE TABLE

3. IL EST RESPONSABLE DU BON DEROULEMENT DE LA REUNION

 MINUTAGE

 ACCEUIL

4. IL DISTRIBUE:

 DOCUMENTATIONS

 BULLETINS ETC…

5. IL FACILITERA L’INTEGRATION DES NOUVEAUX LIONS

MAITRE DES CEREMONIES

IL VEILLERA A L’APPLICATION DE TOUTES LES REGLES PROTOCOLAIRES

LES REUNIONS

REUNIONS NORMALES DE CLUB

REUNIONS MIXTES

REUNIONS AVEC D’AUTRES CLUBS

AVEC OU SANS CONFERENCIER

AVEC OU SANS REPAS

AVEC OU SANS INVITES

REUNIONS EXCEPTIONNELLES

REMISES D’INSIGNES

REMISE DE CHARTE

INTRONISATION D’UN NOUVEAU MEMBRE

JUMELAGE

ANNIVERSAIRES

SOIREE DE GALA ET OU DE BIENFAISANCE

PASSATION DE POUVOIRS

UNE REGLE:

LE PRESIDENT DE CLUB  =  PRESIDENT DE REUNION

 

REGLES DE PRESEANCE

ORDRE DE PRESEANCE LIONS INTERNATIONAL

ORDRE DE PRESEANCE AUTORITES CIVILES

TROIS REGLES

LAISSER LE MOINS DE PLACE POSSIBLE A L’IMPROVISATION!

FAIRE RESSENTIR AUX INVITES LEUR IMPORTANCE!

AVOIR LE SOURIRE MAIS RESTER FERME!

BON COURAGE!!!

 

LE PROTOCOLE

AVANT PROPOS

Le rôle du chef du Protocole est trop souvent considéré dans les clubs comme secondaire, or toute erreur protocolaire peut poser un grave préjudice, soit au Président, soit au Club, soit au Mouvement tout entier.

Le PETIT ROBERT définit le Protocole comme étant:

«L’ensemble des règles établies en matière d’étiquette, d’honneur, de préséance dans les cérémonies officielles».

L’étiquette se définissant par ailleurs comme étant:

«Le cérémonial en usage dans une région»

Certes, la vie moderne a simplifié les usages mais il est souhaitable que la tradition demeure.

La politesse conserve l’urbanité des matières et du langage, l’aisance, la finesse, et la délicatesse acquises par une bonne éducation.

N’oublions pas que la politesse est la première et la plus engageante de toutes les vertus sociales.

Le LIONS INTERNATIONAL demande que soient appliquées ces règles de vivre qui consistent à rendre à autrui ce qui lui est dû, a lui demander ce qu’il nous doit, et qui permettent, à nos différentes cérémonies, d’offrir à leurs participants la qualité qu’ils en attendent.

Il n’est pas question de considérer les règles protocolaires comme des contraintes rétrogrades mais simplement comme une marque de SAVOIR VIVRE, de CODE DE CIVILITE qui auront pour but de rendre agréables et faciles les relations sociales.

Le rôle du Chef du Protocole est donc très important. Car on jugera un Club sur la valeur de ses actions mais peut-être encore plus sur la bonne tenue de ses réunions.

 

LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB

1. LE ROLE DU CHEF DU PROTOCOLE

Le Chef du Protocole est celui qui a la responsabilité du bon déroulement des réunions dans leurs différents aspects:

-Présence des accessoires nécessaires

-Respect de l’horaire établi

-Plans de table et présence

Il exerce ses fonctions dans le cadre des directives qui lui sont données par le Président pour lequel il est un conseiller et un collaborateur de première importance: c’est de la qualité: c’est de la qualité de son action que dépend en bonne partie le succès d’une année de présidence.

Le président devra choisir parmi ceux qui sont informés des règles du Lionisme et qui connaissent bien leurs amis du club, ainsi que les membres de la hiérarchie du District et des clubs de la Région.

DIVERSES TACHES CONFIEES AU CHEF DU PROTOCOLE

1.1 Il a la charge et la responsabilité des objets et accessoires du club. Lors de chaque

réunion, il doit préparer ces objets et les installer en fonction du thème retenu. Il doit, s’il y a lieu, penser au cadeau du conférencier, au micro, au tableur ou équivalent, éventuellement aux projecteurs, au magnétoscope, à la caméra, etc…..

1.2 Il devra, après chaque réunion, s’assurer du rangement de tout le matériel.

1.3 Ayant la charge de la salle de réunion, il sera tenu d’arriver avant l’heure pour veiller à sa

bonne ordonnance et mettre, en place tous les objets et documents nécessaires à son bon déroulement. Il partira le dernier.

1.4 Il a la responsabilité de l’établissement, des PLANS de TABLE qu’il soumettra au Président, et du placement des Lions et des invités. Si la tâche est relativement facile pour l’organisation des réunions de travail et des dîners statutaires, elle devient plus délicate lors de l’organisation de réunions mixtes avec invités, conférenciers, membres de la hiérarchie, personnalités du monde politique, religieux, etc.….. Ces différents points sont développés dans les chapitres suivants.

1.5 Il doit établir le programme minute de la réunion et aider le Président à le faire respecter.

1.6 Il accueille et guide les invités. Il annonce les absents, excusés ou non. Il donne en

Début de réunion les noms et titres des visiteurs et des invités.

1.7 Il est chargé de distribuer le bulletin, la documentation et les récompenses. Il peut être chargé de la vente des insignes et doit veiller à leur port.

1.8 Il est seul chargé des contacts avec l’hôtelier ou le traiteur. Il veillera en conséquence à l’ordonnance des repas.

1.9 Le Chef du Protocole peut et doit constituer un des rouages essentiels à l’intégration des Nouveaux Lions. Il veillera donc particulièrement à ce que les nouveaux membres soient placés près de Lions différents à chaque réunion afin qu’ils puissent faire rapidement connaissance de tous les membres du Club.

1.10Véritables Maîtres des Cérémonies il devra se tenir constamment informé des règles protocolaires et de leur évolution.

2. LES REUNIONS

2.1 LES DIFFERENTS TYPES DE REUNIONS

Il en existe beaucoup:

Réunions normales du Club

Avec ou sans repas, avec ou sans invités, avec ou sans membre de la hiérarchie, avec ou sans conférencier.

Réunions mixtes

Idem

Réunions en commun avec d’autres Clubs

Mêmes variantes possibles

Réunions exceptionnelles

- remise d’insigne

- remise de charte

- intronisation d’un nouveau membre

- jumelage

- anniversaires

- soirée de«gala» sur des thèmes divers.

- Passation des pouvoirs.

Il faudra donc au Chef du Protocole beaucoup de compétence pour la bonne organisation des ces différentes réunions pour le placement des participants et notamment pour l’établissement des plans de tables (surtout la table d’honneur).

2.2 UNE REGLE ABSOLUE

Le Président du Club qui reçoit est d’office le Président de la Réunion. Sa place doit se trouver au centre de la table ou de l’estrade.

Le Président place toujours à sa droite l’invité d’honneur. Si le Gouverneur est présent, c’est à lui que cette réunion est réservée.

A titre tout à fait exceptionnel le Président peut, afin d’honorer une personnalité très importante lui attribuer la place d’honneur centrale, ce qui ne lui enlève nullement la direction de la réunion.

2.3 REUNIONS NORMALES DU CLUB

Le Président du Club préside à sa place réservée. Les autres Lions se placent.

- Soit comme ils veulent

- Soit par tirage au sort

Au sein de son propre Club, au cours des ces réunions normales, in officiel de la hiérarchie doit être placé selon les mêmes critères que tous les autres Lions. Nous verrons plus lion qu’il reprend par contre toutes ses prérogatives au cours de réunions avec présence d’invités.

2.4 REUNIONS MIXTES AVEC INVITES

a) Les Lions visiteurs n’ont pas de titre spécial.

Ils seront placés comme les membres du Club, à moins qu’on ne veuille honorer spécialement le visiteur.

b) Lions, visiteurs, officiels du LIONS INTERNATIONAL

Voir à ce propos les règles de préséance.

 

LIONS CLUB INTERNATIONAL

Protocole officiel du District 416 Maroc

Les règles décrites plus bas sont celles qui gouvernent le protocole

Officiel de l’Association Internationale des Lions Clubs. Seulement le

(la) conférencier(ère) d’honneur doit reconnaître la présence de tous

les dignitaires présents.

A. Ordre de préséance

Les Lions seront présentés dans l’ordre suivant:

1. Président International

2. Immédiat Past Président International

3. Vice- Présidents Internationaux (selon leur ancienneté)

4. Directeurs Internationaux (a)

5. Past Présidents Internationaux (b)

6. Past Directeurs Internationaux ( c )

7. Gouverneurs de District (a)

8. Administrateur Exécutif de l’Association

9. Secrétaire de l’Association

10. Trésorière de l’Association

11. Vice- Gouverneurs de District (a)

12. Immédiat Past Gouverneur de District (a)

13. Past Gouverneurs de District (c)

14. Secrétaires / Trésoriers de District

15. Présidents de Zone (a)

16. Présidents de commission de District (a)

17. Présidents de Club (a)

18. Présidents Sortant de Club (a)

19. Secrétaires de Club (a)

20. Trésoriers de Club (a)

21. Past Présidents de Club (c)

22. Secrétaire de District (employés)

Explication des lettres entre parenthèses, indiquées plus haut:

(a) Lorsque plus d’une personne de ce rang est présente, elles sont présentées par ordre alphabétique (romaine), d’après la première lettre de leur nom de famille, écrit en entier. Si la première lettre est la même, passez au deuxième, ainsi de suite. Si les deux noms de famille sont identiques, suivre le même système avec le premier prénom, si ceux-là sont identiques, le deuxième prénom. Dans le cas, peu probable, de deux noms identiques, donner la priorité à la personne qui est membre de l’Association le plus longtemps.

(b) Lorsque plus d’une personne de ce rang est présente, on donne la priorité à celle qui a servi le plus récemment, ainsi de suite.

(c) Lorsque plus d’une personne de ce rang est présenté, l’ordre de préséance doit être le même que pour les Past Présidents Internationaux (voir (b) plus haut).Si plus d’un Past Directeur International ayant servi à la même époque sont présents, il faut suivre des critères précises pou (a).

Remarques générales – Lorsqu’un Lion détient plus d’un titre, le plus prestigieux sera mentionné lorsqu’il ou elle sera présenté(e). Dans les régions qui ont crée des positions autres que celles énumérées ci-dessus, ceux qui occupent ces postes doivent être présentés suivant la coutume locale, à condition, toutefois, de donner la priorité aux officiels élus et de les présenter avant les officiels nommés à leur poste. Il est recommandé de présenter les Compagnons de Melvin Jones en groupe. Lors de présenter les conférenciers, il faut mentionner leur titre de Compagnon, s’il y a lieu.

B. Dignitaires non – Lions

Les dignitaires non-Lions doivent avoir la priorité, selon la courtoisie et la coutume de la région. Ne pas oublier que si le (la) conférencier(ère) d’honneur n’est pas Lion, il ou elle doit être assis juste à la droite du président (voir plus bas).

C. Disposition des places à la table d’honneur

L’officiel qui préside ou le président de la réunion doit toujours s’asseoir à la place centrale s’il n’y a pas d’estrade. Ce siège central est marqué comme le numéro 1 sur le diagramme(tableau1). Le (la) conférencier (ère) d’honneur s’assied à la place n° 2, puis les autres dignitaires Lions selon l’ordre de préséance générale. Si possible, disposez le même nombre de places à droite et à gauche du président de la réunion (qui normalement est le Président du Club, le Gouverneur de District, le Président de Conseil ou le Président International.

Auditoire Tableau n ° 1

7

5

3

1

2

4

6

Comme l’indique le tableau no 2, les places à la table d’honneur sont les mêmes dans l’ensemble s’il y a un podium, sauf que le président de la réunion est toujours assis à la gauche du podium (face à l’auditoire) et le (la) conférencier(ère) d’honneur à la droite.

Auditoire Tableau no .2

7

5

3

Podium

2

4

6

Si les conjoints(e) ont été invité(e)s, ceux ou celles-ci doivent s’asseoir à la gauche du membre si le couple se trouve du côté gauche de la table, et à a droite si le couple se trouve du côté droit.

D. Maître des cérémonies et secrétaires de réunion.

A certaines fonctions, le Maître des cérémonies ne préside pas à la réunion. Dans ce cas, il doit s’asseoir selon la coutume ou bien à un bout de la table d’honneur. Si, toutefois, son rang dans l’ordre général de préséance exige une place particulière (si, par exemple, il est Past Président International à une fonction de District), la règle doit s’appliquer, il y a parfois un (e) secrétaire de réunion; encore une fois, respecter la coutume locale.

E. Tables d’honneur multiples

S’il y a plus d’une table d’honneur, celle qui se trouve à la tête sera considérée la principale, il faut éviter de disposer de places des Lions du même rang à des tables différentes.

F. Présentations à la Table d’Honneur

Les présentations de la Table d’Honneur doivent commencer par le président de la réunion ou par l’officiel qui préside, puis continuer, en commençant par la personne qui a le rang le moins élevé dans la hiérarchie et en terminant par la personne qui a le rang le plus élevé. Lorsque les conjoint(e)s sont assis(es) à la table d’honneur, ils ou elles doivent être présenté(e)s en même temps que le membre (pie.«Past Directeur International Pierre Legrand et son épouse Marie».)

G. Hymne National

Lorsque les représentants officiels du Conseil d’Administration International (en fonction ou pas) d’un autre pays sont présents à un événement ou on joue normalement l’hymne national, on doit aussi jouer celui de leur pays.

Il est recommandé de se conformer scrupuleusement à cet ordre de préséance sans pour autant méconnaître, lors de réunion avec invités non-Lions, les règles de préséance en usage auprès des autorités civiles, religieuses et militaires du Pays.

Au Maroc il peut être utile, le cas échéant, de demander au Cabinet du Wali ou du Gouverneur, quel est l’ordre de préséance lorsque l’on a plusieurs personnalités à recevoir en même temps.

Dans ce cas précis il est bon de dresser DEUX LISTES.

On rapprochera ensuite les deux listes, en les imbriquant, pour rassembler tous ceux qui y figurent et chacun à sa place en respectant la règle suivante:

Quant il s’agit d’une réunion dont le propos et l’esprit sont essentiellement Lions ( Ex: une remise de charte ) les autorités lions prendront le pas sur toutes autres. Dans d’autres cas, ou la nature de la réunion s’apparente plus à un anniversaire, une soirée de prestige, ou de bienfaisance ce seront les autorités civiles,(religieuses) ou militaires invitées d’honneurs qui auront cette fois la préséance.

On tiendra compte du fait que de part et d’autre du Président, la première place à sa droite est la place d’honneur.

Vient ensuite, par ordre décroissant, la première place à gauche, la seconde place à sa droite, la seconde place à sa gauche, etc……

 

4. A REMISE D’INSIGNES

C’est le premier pas dans le Lionisme. Cette cérémonie, présidée par le Gouverneur du District, est strictement réservée aux membres du Lions International. Elle devra être empreinte de solennité et de chaleur humaine.

Le Président fondateur aura préparé avec soin cette soirée protocolaire ou son chef du Protocole devra tenir pour la première fois son rôle. Il sera aidé dans sa tâche par le Lion Guide, le chef du Protocole du Club parrain et par le Président de la Commission des effectifs du District.

Il aura pensé au décor et à l’équipement de la salle, minuté la cérémonie, prévu l’ordre des discours, convoqué un photographe.

Il fera débuter la cérémonie à l’heure prévue en appelant sur l’estrade, ou à un endroit dégagé de la salle:

- Le Président Fondateur

- Le Gouverneur

- Les Dignitaires Lions

- Le Lions guide

- Le Président du Club parrain

Le Gouverneur prendra la parole en dernier.

Les futurs Lions seront alors invités à prendre place autour de l’estrade dans une formation qui leur aura été précisée à l’avance et l’un des deux lira l’engagement au nom de tous les impétrants.

On appelle alors un par un les nouveaux Lions en précisant leurs fonctions dans le Club et dans la vie civile. Les insignes sont remis par le gouverneur et par les dignitaires Lions présents. On termine par les membres du Bureau du nouveau Club, le Président recevant, en dernier son insigne des mains du Président du Club parrain, le Secrétaire, et le Trésorier de celles de leurs homologues.

Durant toute la cérémonie les Lions seront debout.

La tenue aura été précisée. Certains Clubs optent pour la tenue de soirée, la plupart préfèrent une tenue de ville sombre, réservant la tenue de soirée pour la remise de Charte.

Après la cérémonie de remise d’insignes, le Chef du Protocole demandera au Gouverneur et aux Lions de passer à table.

Si à titre tout à fait exceptionnel, le dîner qui suit est mixte, avec présence d’invités, le Président Fondateur fera un bref discours d’accueil au début du repas et donnera la parole au Gouverneur pour un court exposé sur l’éthique du mouvement.

Aucune personne étrangère au Lionisme (sauf le photographe) ne doit être présente durant la cérémonie de remise d’insignes.

 

5. LA REMISE DE CHARTE

Une soirée de remise de Charte est une cérémonie dont se souviendront tous ceux qui y participent. C’est au cours de celle-ci qu’un Lions Club reçoit sa charte des mains d’un officiel de l’Association Internationale des Lions clubs. CETTE CEREMONIE DEVRA ETRE PREPAREE AVEC SOIN CAR ELLE MARQUE L’ENTREE DU NOUVEAU CLUB NON SEULEMENT DANS LE LIONISME MAIS EGALEMENT DANS LA VIE PUBLIQUE DE SA CITE.

C’est sans conteste un événement important.

DEROULEMENT DE LA CEREMONIE

Contrairement à la cérémonie de remise d’insignes qui se déroule entre Lions, elle est mixte et largement ouverte aux étrangers du Lionisme.

Il est même souhaitable d’y inviter les personnalités avec lesquelles le nouveau Club aura à entretenir des relations:

Wali

Maire de la ville

Représentants des Associations locales, notamment les Présidents des autres Club Service.

Bien avant la cérémonie le Chef du protocole (avec l’aide d’une commission de remise de charte) veillera à ce que tous les détails soient mis au point et que chacun connaisse parfaitement son rôle.

Il sera souhaitable de prévenir et d’inviter les médias locales.

La salle sera décorée (fanions, banderoles, fleurs, etc.). Le menu sera imprimé avec un soin particulier car il restera souvent un précieux souvenir.

Veiller à placer un membre du Club invitant à chaque table. La table d’honneur sera bien en vue, particulièrement soignée et décorée, le protocole scrupuleusement respecté. S’agissant d’une cérémonie «Lions» les officiels Lions auront le pas sur les autorités civiles, sans pour autant manquer aux règles de la courtoisie et de la diplomatie.

La cérémonie de remise de la charte a lieu avant de passer à table, afin de ne pas laisser les invités debout trop longtemps il faut commencer à l’heure et éviter de faire traîner le programme en longueur.

Au début le chef de Protocole appellera le Président Fondateur et la personnalité Lions ayant les plus hautes fonctions (généralement le Gouverneur). Il se placeront sur l’estrade ou dans la partie libre de la salle réservée à cet usage. Puis le Président fondateur appellera auprès de lui le Président du Club parrain, le Lions Guide, et les membres importants de la hiérarchie présents. Ensuite il fera l’appel et la présentation des Lions ayant reçu leur insigne.

Le Gouverneur procédera alors à la remise de charte au Président. Son discours, dans lequel il évoquera les principes directeurs du Lionisme et la personnalité du nouveau Club, constitue le plus important de la soirée. Ce moment devra se dérouler avec solennité.

Le Président Fondateur remerciera et s’engagera au nom de son Club à faire honneur à la charte qui vient de lui être remise. Il est éventuellement possible avant le début du repas de donner la parole à une personnalité importante telle que le Maire de la ville.

Prévoir également un temps pour l’échange des fanions.

CONCLUSION:

Il est essentiel que la cérémonie de remise de charte soit bien organisée. Une soirée réussie aidera le nouveau Club à prendre un bon départ. Mais toute faute de protocole sera remarquée et préjudiciable au Club.

 

6. L’INTRONISATION D’UN NOUVEAU MEMBRE

La réception officielle des nouveaux Lions marque le commencement de son engagement. Elle doit se faire au cours d’une cérémonie à la fois solennelle et amicale, au cours d’une réunion statutaire, jamais à l’occasion d’un dîner mixte et à plus forte raison au cours d’une soirée ou sont présents des invités non Lions.

Ce premier pas dans le Lionisme revêt une importance capitale pour le nouveau Lions qui devra en garder un souvenir marquant. Le rituel peut varier d’un Club à un autre mais il est indispensable de respecter des règles élémentaires.

L’intronisation doit se situer avant le repas. Le Chef de Protocole placera le nouveau Lion à la droite du Président et à côté de son parrain.

Le Président du Club, ou une autorité du Lions International exposera au nouveau membre la signification et l’étendue de son engagement. Les règles de conduites et les buts du Lionisme que tous les membres ont eux - même acceptés et adoptés lors de leur admission sont ainsi rappelés.

Le parrain présentera son filleul de façon détaillée.

Le futur Lions est alors invité à prononcer son engagement.

Le Président du Club, ou tout Lions désigné par lui, remet alors l’insigne au nouveau membre ainsi que la documentation officielle concernant son affiliation.

TOUS LES MEMBRES DU CLUB SERONT DEBOUT AU MOMENT DE LA REMISE D’INSIGNE.

Il sera procédé après la remise d’insigne, sous la conduite du Chef du Protocole et du Parrain aux présentations individuelles.

Le nouveau membre pourra faire une courte déclaration.

Voir ci-après le texte de l’engagement Lions, ainsi que la liste des documents à remettre.

 

ENGAGEMENT DU NOUVEAU LIONS

«Conscient que les buts du Lions International correspondent à mes aspirations personnelles, et dûment instruit par mon parrain des règles de conduite et des objectifs des Lions, ayant pris connaissance des statuts internationaux et de ceux du District et du Club.

Je m‘engage librement et solennellement:

A être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui ne seront confiées dans le Club et pour le Club, en m’efforçant en toute circonstance de le représenter dignement, d’assurer son rayonnement et d’être fidèle aux orientations de service qu’il est fixées,

A faire preuve d’assiduité et à partager l’étroite solidarité et la co-responsabilité des membres du Club,

A participer le plus tôt et le plus souvent possible aux Congrès, Convention et autres formes d’expression du Lionisme et à saisir toutes occasions pour prendre contact avec d’autres Lions Clubs, voisins ou lointains,

A prendre ma part des responsabilités du Club face aux besoins de la Cité et dans les actions qu’il mène pour améliorer le bien- être de nos concitoyens,

A élever, par mon exemple et mon comportement, le niveau des rapports professionnels et à me conduire dans ce domaine comme un homme d’entente et de rapprochement,

Enfin, pour mieux assumer le supplément de responsabilité que me confère le présent engagement, à faire preuve d’ouverture d’esprit, à pratiquer l’amitié et la solidarité et, par la recherche constante de la compréhension et de la tolérance, influencer l’évolution des relations entre les hommes».

ENGAGEMENT DU PARRAIN

Le parrain répondra à son filleul en prenant lui-même l’engagement suivant:

«En ma qualité de parrain, je m’engage à assurer la bonne formation et la bonne information de mon filleul, afin qu’il puisse devenir un vrai Lions dans l’esprit de notre Association et de notre Club».

DOCUMENTS OFFICIELS A REMMETRE AU NOUVEAU LIONS

Pochette du nouveau membre

Les Statuts et le Règlement Intérieur du Club

La liste des officiels du Club et des Commissions

Le bulletin du Club et la liste des membres avec le prénom des conjoints.

Le calendrier du Club.

Le fanion

 

7. JUMELAGE

Parce qu’il est une occasion de contacts individuels entre Lions de nations différentes, le jumelage apparaît comme un facteur appréciable et par la suite comme un moyen efficace de créer, d’entretenir et de développer un climat d’amitié internationale.

Après des contacts préalables, souvent longs, la décision de jumelage est prise entre deux Clubs. Il faut dont prévoir et organiser la cérémonie de jumelage.

Le Chef du Protocole du Club qui reçoit, devra donc se mettre en rapport avec son homologue du Club jumelé pour assurer l’éclat de cette manifestation dans le cadre du programme qui aura été défini par la « COMMISSION DE JUMELAGE».

Les règles de préséance et de protocole devront être appliquées en tenant compte des particularités du pays du Club jumelé.

L’accueil se fera dès l’aéroport, au port, à la gare ou dans un lieu convenu par le Président, le Chef du Protocole et un comité d’accueil guideront leurs amis étrangers vers l’hôtel retenu.

Ce premier contact est très important, il est souvent déterminant pour la bonne ambiance de toute la rencontre.

Plusieurs repas et manifestations auront lieu pendant le séjour du Club jumelé, le Chef du Protocole devra, tout en respectant les règles de préséance, veiller au brassage des participants.

SOIREE DE GALA JUMELAGE

Elle obéit aux règles générales de toutes les soirées de gala.

A la table d’honneur seront nécessairement placés, les Présidents des deux Clubs jumelés ainsi que leurs épouses et personnalités Lions, en évitant toutefois une table trop importante. Il sera possible pour cela de constituer une seconde, voire une troisième table d’honneur.

Aux tables devront être mélangés les membres des deux Clubs en veillant à répartir les participants qui parlent les deux langues.

Le programme, établi en accord avec les deux Clubs, devra prévoir l’ordre et la durée des discours, le moment ou se feront les échanges de fanions et de cadeaux.

La tenue aura été précisée (généralement tenue de soirée).

Une liste des membres des deux clubs mentionnant profession, adresse, situation de famille, prénom du conjoint, accélérera et facilitera une bonne communication.

Il y a lieu de faire jouer les hymnes nationaux des pays concernés avec le respect qui s’impose.

Une première réunion de jumelage réussie est le gage du succès et de la pérennité de l’union des deux Clubs.

 

8. LA PASSATION DES POUVOIRS

Avec la cérémonie d’intronisation d’un nouveau membre, la cérémonie de passation de pouvoirs est la soirée la plus protocolaire du Club.

Généralement elle se fait au cours d’un dîner réunissant tous les membres du club ainsi que leurs épouses et des invités. Elle est souvent honorée par la présence d’un officiel du Lions International. La soirée peut être prestigieuse ou simple mais devra toujours garder un caractère solennel.

A la table d’honneur le Président élu est placé à la droite du Président sortant, ils sont entourés de leurs épouses, des officiels du Lions International, de leurs Secrétaires et de leurs Trésoriers.

Les discours se font au début du repas; le Président sortant parle le premier et fait un bref rappel de son année. Devant l’assistance debout il remet à son successeur l’insigne de sa charge, la cloche, le maillet et la charte du Club.

Le président élu prend la parole à son tour remercier le président sortant et les membres du club, fait un exposé des ses projets, et présente les membres de son bureau.

Souvent le président élu offre, au nom du club, un cadeau à son prédécesseur pour le remercier de son action. Des fleurs sont également offertes aux deux épouses.

A la fin du repas on procède souvent à la remise de récompenses. Le Président sortant remercie ceux qui l’ont particulièrement aidé au cours de son année et leur remet des souvenirs ou les distinctions qu’ils ont pu mériter.

 

9. LE CENSEUR

Le Censeur du Club sera chargé de veiller à l’observance des règles, us et traditions du Lions International.

Il devra en conséquence, sous l’autorité du Président, contrôler et sanctionner tout manquement aux règles. Il le fera sans aucune sévérité mais avec la bonhomie et la gentillesse qui s’impose entre amis.

La censure doit être un jeu et non une contrainte tout en étant appliquée avec la rigueur nécessaire.

Pour nos concitoyens nous devons être un exemple pour qu’ils aient envie d’appartenir à notre mouvement.

Le Lions qui aura oublié son insigne sera donc mis à l’amende.

La chaleur de l’amitié qui unit tous les membres doit être préservée et fortifiée, l’absentéisme est donc toujours une injure à l’amitié.

De même c’est faire injure à l’amitié que de changer son carton de table. Il est évident que certains Lions se lient plus familièrement encore entre eux qu’avec d’autres, ce qui peut les amener à se grouper. Ceci peut être préjudiciable à la cohésion et à la cordialité du Club.

Les Lions qui arrivent systématiquement en retard aux réunions et qui en perturbent ainsi le fonctionnement sont également passible d’une amende.

Le censeur veillera également à ce que les discussions touchant à la politique ou à la religion ne soient pas abordées et pourra donner une amende à celui qui aura oublié ce principe fondamental, le membre nommé officiel du Lionisme, etc….

La liste n’est pas exhaustive.

Le montant des amendes ne doit jamais être très élevé, le plus rationnel étant d’avoir une tirelire.

L’amende ne devant jamais être considérée comme une brimade, mais ressentie comme une gentille plaisanterie maintenant une bonne ambiance.

 

10. QUELQUES CONSEILS PRATIQUES

Un chef du Protocole prévoyant aura toujours avec lui:

- Des clous et un marteau

- Du ruban adhésif

- Des épingles

- Une agrafeuse

- Une rallonge électrique ainsi qu’une prise multiple etc….

A PROPOS DE LA PREPARATION D’UNE REUNION

Ne jamais faire confiance au matériel. Toujours procéder à des essais préalables, notamment de sonorisation (micro) et de projection.

Lors d’une soirée de gala particulièrement vérifier le bon fonctionnement du chauffage et de la ventilation (pensons à ces dames en robes de soirée)

Penser également aux détails comme l’organisation d’un vestiaire.

Il faut bien entendu déterminer au préalable le menu, mais définir également avec le prestataire de service le «TIMING», en particulier s’il s’agit d’une soirée avec conférencier. Rien de plus désagréable que de:

ü Soit attendre le service du repas,

ü Soit manger froid

ü Ou pire, avoir le personnel qui sert à table pendant l’intervention du conférencier.

A PROPOS DES PLANS DE TABLE

Pour organiser les Plans de Table, mais également pour fixer le nombre de repas, il est souhaitable de connaître de la manière la plus précise possible, et à l’avance, le nombre de participants, leur nom et leur qualité.

Cette prévision, est souvent difficile à réaliser mais moins on laissera de place à l’improvisation de dernière minute mieux se déroulera la soirée.

Lors de l’établissement des plans de table, tenir compte bien entendu du Protocole mais également des affinités existantes entre convives ( par exemple invité avec membre invitant).

Garder toujours un certain nombre de places en réserve pour les convives de dernière heure.

Lorsque les plans de table ont été établis, les matérialiser, soit par des cartons individuels (tout au moins pour les tables d’honneur) soit pas une liste nominative des convives placés sur chaque table.

L’emplacement de la table d’honneur est important, il est préférable de la situer au milieu de la salle plutôt qu’en bout.

ATTENTION A L’ORTHOGRAPHE DES NOMS PROPRES

LORS DE LA REUNION

En début de réunion, après les souhaits de bienvenue, il est de bon ton d’honorer les invités en annonçant leur nom et qualité. Attention de ne pas en oublier! Pour éviter cela préparer une liste. On présente souvent les invités en commençant par le plus important mais on peut avantageusement commencer par la personne qui a le rang le moins élevé en terminant par celle qui a le rang le plus élevé, lui assurant la vedette.

Lorsque les épouses sont présentes elles doivent être présentées en même temps que leur mari.

Le rôle du Chef du Protocole étant d’accueillir les invités, de les guider et d’effectuer les présentations, il ne peut demeurer à l’entrée de la salle. Il faut donc prévoir une table d’accueil. Il est recommandé de compléter celle-ci par un tableau sur lequel on affiche la liste des invités par ordre alphabétique, le numéro ou nom de leur table ainsi qu’un plan de la salle.

LES REUNIONS AVEC CONFERENCIER

Elles méritent une attention particulière. Tout d’abord bien vérifier le matériel, ensuite veiller à la disposition des invités qui doit être en tenant compte de la vision convenable de l’écran.

Le respect de l’horaire est une politesse élémentaire dans ce cas.

Mettre à la disposition du conférencier un ou deux membres du Club pour l’aider à transporter son matériel, surtout après la réunion.

A LA FIN D’UNE REUNION

Ne pas oublier de saluer les invités à leur départ.

UN AUREVOIR est aussi important qu’une parole de bienvenue!

EN RESUME, 3 REGLES:

- Laisser le moins de place possible à l’improvisation

- Faire sentir aux invités leur importance( se rappeler que le nom d’une personne revêt pour elle une grande importance).

- Avoir le sourire en toute circonstance, mais rester ferme sut toutes les règles de protocole.

 

CONCLUSION

Ce recueil ne peut prétendre régler tous les problèmes qui peuvent poser à un Chef du Protocole au cours des divers événements de la vie d’un Club. Souhaitons qu’il permette seulement d’aider ceux qui ont la tâche fort délicate de faire respecter les règles essentielles du SAVOIR VIVRE.

LES FAUTES DE PROTOCOLE SONT TOUJOURS PREJUDICIABLES AU CLUB ET AU MOUVEMENT.

Or il est très fréquent de voir, même dans les meilleurs clubs, des erreurs qui sont très remarquées et commentées par nos invités. Il est donc bon que le protocole soit respecté afin que le Président puisse sans souci présider sa réunion, ce qui évitera (le cas est plus fréquent qu’on ne le pense) d’aller s’excuser en cours de réunion auprès d’invités qui auront été mal traité ou de s’apercevoir le lendemain, ce qui est plus grave, qu’une personnalité a laissé dans sa poche le discours qu’elle avait préparé.

 

Robert Bertrand
Gouverneur du District 416 Maroc
Exercice 2003 - 2004
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